Büroleiter:in Sekretariat

Wir suchen für die Diakonie Eine Welt Gruppe in 1170 Wien mit Eintritt Jänner 2026 eine:n

Büroleiter:in Sekretariat

im Ausmaß von 24 - 30 Wochenstunden (je nach Vereinbarung und Aufgabenumfang).

Wir bieten dir:

• Einen Job mit Sinn in einer Organisation, die Inklusion, Gerechtigkeit und Nachhaltigkeit lebt
• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gut aufgestellten und engagierten Team
• Ein kollegiales Arbeitsklima und einen wertschätzenden Umgang miteinander
• Die Möglichkeit, Ideen aktiv einzubringen und umzusetzen
• Flexibilität hinsichtlich Aufgabenerweiterung und der individuell möglichen Wochenstundenanzahl
• Arbeitszeiten, die gemeinsam vereinbart werden (Rahmenarbeitszeit Öffnungszeiten Sekretariat/Empfang: Mo. bis Do. 8:30 - 17 Uhr, Fr. 8:30 – 14 Uhr)
• Zusätzliche freie Tage am Karfreitag, Reformationstag, Weihnachten (24.12.) und Silvester
• Betriebliches Gesundheitsmanagement z.B. persönliche Beratung, nachhaltige Wiedereingliederung etc.
• Fach- und stellenspezifische Fortbildungen, Bildungsfreistellung bis zu einer Woche pro Jahr
• Transparente Entlohnung nach Diakonie-KV. Das monatliche Bruttogehalt (14x jährlich) beträgt für 37 Wochenstunden (Vollzeit) abhängig von der Anrechnung der Vordienstzeiten und zzgl. der Valorisierung für 2026 von EUR 3.474,- bis EUR 4.224,- (Beschäftigungsgruppe 8 inkl. Zulage L1)

Deine Aufgaben bei uns:

•  Führung des Büro-Teams (Sekretariat, Reinigungskräfte, Zivildiener) von insgesamt 7 Personen
• Zentrale Anlaufstelle für sehr vielfältige Anliegen, sowohl von extern als auch innerhalb der Arbeitsbereiche der Diakonie Eine Welt 
• Selbständige Organisation des Bürobetriebes und Sicherstellung eines optimalen Ablaufes im Sekretariat
• Verantwortung für die Ausstattung der Büros und für einen nachhaltigen Materialeinkauf
• Koordination der Hausreinigung und Grünflächenbetreuung
• Organisation von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten in Zusammenarbeit mit unserem Baumanagement oder der Hausverwaltung sowie Anschaffung und Organisation von Reparatur/Wartung aller benötigten Geräte am Standort

Profil und Interessen:

• Erfahrung in der Teamführung sowie idealerweise im Sekretariats- oder Empfangsbereich
• Du bist kommunikativ, arbeitest serviceorientiert und übernimmst gerne Verantwortung – dabei erkennst du Optimierungspotenziale in Abläufen und findest passende Lösungen
• Du denkst vernetzt und überzeugst durch Organisationstalent, Teamgeist und einen kühlen Kopf – auch dann, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse in Office 365; Erfahrungen mit Jira und Confluence (Atlassian) sind von Vorteil
• Du hast ein sehr gutes Zahlenverständnis und handelst wirtschaftlich nachhaltig

Wir leben Vielfalt! Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen!

Wenn wir dein Interesse wecken konnten, freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung per E-Mail an bewerbung.sekretariat@diakonie.at.
Gerne steht dir Uta Zeuge-Buberl bei Fragen zur ausgeschriebenen Stelle unter +43 664 88761770 zur Verfügung!

Kontakt: Diakonie Eine Welt gem. GmbH - Steinergasse 3/12 - 1170 Wien